A Microsoft Word és az Office többi programja is számos olyan funkciót tartalmaz, amely elősegíti a dokumentumok vállalati elkészítését (pl. több szerző együttműködését) és szakszerű nyilvántartását dokumentumkezelő rendszerekben. Ez a gyakorlatban azt jelenti, hogy a fájlok számos olyan adatot tartalmaznak, amelyek azok megnyitásakor a képernyőn nem láthatók. Ezeket összefoglaló néven metaadatoknak szokták nevezni.A fordítóknak és a fordításközvetítőknek – saját érdekükben is – tudatában kell lenniük, hogy ezek léteznek, és ismerniük kell az eltávolításuk módját is, mert egyrészt érintik a fordítást magát (mit kell lefordítani és mit nem), illetve a biztonságot (adatok illetéktelen kezekbe kerülésének veszélye). Az alábbiakban elsősorban a Word programot érintő kérdésekről lesz szó.
Mik a legfontosabb metaadatok?
Fordítói szempontból a metaadatok két csoportba sorolhatók:
a fordítandó szöveget is érintő metaadatok, és elsősorban az adatbiztonságot érintő metaadatok
A fordítandó szöveget is érintő metaadatok
A fordítók figyelmét fel szokták hívni arra, hogy a fordítandó szöveget a fordítás megkezdése előtt nézzék át, hogy a fordítást érintő kérdéseket (pl. ismeretlen rövidítések, terminológia, hiányzó hivatkozások) már az elején feltehessék, és legyen idő azok megoldására. A tartalmi vizsgálat mellett azonban szükség van az esetleg jelen levő metaadatok vizsgálatára is. Ezek közül a két legfontosabb a rejtett formázású szövegek megléte és a korrektúrafunkcióval (Változások követése) beszúrt és törölt szövegek megléte.
Mik a legfontosabb metaadatok?
Fordítói szempontból a metaadatok két csoportba sorolhatók:
a fordítandó szöveget is érintő metaadatok, és elsősorban az adatbiztonságot érintő metaadatok
A fordítandó szöveget is érintő metaadatok
A fordítók figyelmét fel szokták hívni arra, hogy a fordítandó szöveget a fordítás megkezdése előtt nézzék át, hogy a fordítást érintő kérdéseket (pl. ismeretlen rövidítések, terminológia, hiányzó hivatkozások) már az elején feltehessék, és legyen idő azok megoldására. A tartalmi vizsgálat mellett azonban szükség van az esetleg jelen levő metaadatok vizsgálatára is. Ezek közül a két legfontosabb a rejtett formázású szövegek megléte és a korrektúrafunkcióval (Változások követése) beszúrt és törölt szövegek megléte.
Fordítandó szövegben viszonylag ritkán találkozni rejtett formázású szöveggel. Megjelenítéséhez az Eszközök/Beállítások... Megjelenítés fülön a Rejtett szövegrész vagy a Minden opciót be kell kapcsolni (vagy az eszközsávban a Mindent mutat gombra kell kattintani). Ha ilyen szöveg is van a fordítandó anyagban, akkor természetesen tisztázni kell, hogy lefordítandó-e. További bonyodalmat okozhat, hogy egyes fordítástámogató programok a rejtett formázást fenntartják a forrásszöveg tárolására (Trados, Wordfast).
Gyakrabban okoz gondot a korrektúrajeleknek a dokumentumban való meghagyása. Mivel a lefordítandó dokumentumon a fordításra való átadás előtt többen is dolgozhattak, a szerkesztésénél ilyenkor használhatták a Változások követése funkciót. A sietségben sokszor előfordul, hogy elfelejtik elfogadni a módosításokat, és úgy adják tovább a dokumentumot, hogy benne marad (rejtve) az összes korábbi szövegverzió. A korrektúrajelek megjelenítéséhez az Eszközök/Változások követése/Módosítások kiemelése... alatt be kell kapcsolni a Korrektúrajelek a képernyőn opciót. Ha találunk ilyen szövegrészeket, akkor mindig meg kell kérni a megrendelőt, hogy tisztázzák, mit kell lefordítani. Általában a válasz az, hogy az összes változtatás elfogadása után kapott dokumentumot kell lefordítani, de kiderülhet az is, hogy nem véglegesített, rossz verziót küldtek fordításra. Olyan dokumentum fordítását elvállalni, amelyben el nem fogadott korrektúrajelekkel jelzett szöveg van, nem lenne célszerű (fordítástechnikai szempontból is megoldhatatlan). A fordítástámogató programok egy része általában jelzi is, ha ilyen dokumentumon akarnánk dolgozni.
A dokumentumban levő szöveg más esetekben is láthatatlan maradhat, például ha a színe megegyezik a háttérszínnel, vagy ha a betűméret a legkisebbre lett véve.
Az adatbiztonságot érintő metaadatok
Természetesen az előzőekben említett metaadatok is érintik a biztonságot. A dokumentum születését nyomon követő információk (például egy szerződés különböző szövegváltozatai) súlyos károkat okozhatnak egy cégnek, ha illetéktelenek kezébe kerülnek.
Az adatbiztonságot érintő metaadatok
Természetesen az előzőekben említett metaadatok is érintik a biztonságot. A dokumentum születését nyomon követő információk (például egy szerződés különböző szövegváltozatai) súlyos károkat okozhatnak egy cégnek, ha illetéktelenek kezébe kerülnek.
A dokumentumok adatlapja számos adatot automatikusan rögzít: a szerző nevét, monogramját, a cégnevet, a számítógép nevét, statisztikai adatokat stb. Rögzíti az utolsó 10 szerzőt és fájlnevet is. 2003 elején Tony Blair kormányának sikerült öngólt lőnie egy interneten közzétett Word dokumentummal, amelynek metaadatai leleplezték a titkosszolgálat sajátos forráskutatási módszereit. A saját házunk tájáról is vehetünk példát: sokszor érdeke lehet a fordítónak (lektornak, irodának), hogy adatai ne kerüljenek tovább az átadott dokumentummal.
Rendkívül veszélyes a Gyors mentés opció bekapcsolása is, mert ilyenkor a törölt szövegrészek is megőrződnek, és később kinyerhetők a dokumentumból.
Rendkívül veszélyes a Gyors mentés opció bekapcsolása is, mert ilyenkor a törölt szövegrészek is megőrződnek, és később kinyerhetők a dokumentumból.
A további metaadatok (pl. sablonok, makrók, könyvjelzők, hivatkozások, megjegyzések) részletezését mellőzzük, azok megtalálhatók a Microsoft tudásbázisában az interneten, illetve a későbbiekben említett metaadat-elemző és -eltávolító programok dokumentációjában. A metaadatok mennyisége és jellege függ az adott Word verziótól is, az újabb verziókkal további típusok is megjelentek.
A metaadatok gyors vizsgálata
A metaadatok sokfélesége miatt nem is olyan egyszerű első ránézésre eldönteni, mit tartalmaz közülük a dokumentum, és mi okozhat gondot a fordítás és/vagy az adatbiztonság szempontjából.
A metaadatok gyors vizsgálata
A metaadatok sokfélesége miatt nem is olyan egyszerű első ránézésre eldönteni, mit tartalmaz közülük a dokumentum, és mi okozhat gondot a fordítás és/vagy az adatbiztonság szempontjából.
A metaadatok különösen veszélyesek lehetnek a szerződéseket és más bizalmas jellegű szövegeket előállító jogi irodáknál. Nem véletlen, hogy a legtöbb metaadat-elemző és -eltávolító program fejlesztése jogi irodákhoz kötődik, illetve elsősorban az ő igényeiket szolgálja.
A metaadat-elemző programok általában ingyenesek. A fordítók számára legfontosabb adatokat mind megjeleníti a Payne Consulting Group Metadata Assistant Public Demo verziója vagy az Esquire Innovations iScrub programjának iDiscover modulja.
A metaadatok eltávolítása
A metaadatok eltávolításának leírása részletesen megtalálható a Microsoft tudásbázisának cikkeiben.
Az előző részben említett metaadat-elemző programoknak mind megvan a metaadat-eltávolító párja is, ezek azonban már nem ingyenesek. Az interneten további hasonló programok is találhatók, az egyik legismertebb a Kraft Kennedy & Lesser, Inc. EzClean programja. Egyéni fordítók számára nem igazán javasolható, mert 25 licenc alatt nem foglalkoznak az eladásával.
Az adatbiztonsági szempontból legveszélyesebb adatok eltávolítására azonban megfelel az ingyenes DocScrubber is.
Egyéb rejtett adatok megjelenítése
A metaadatok kategóriájába soroltak mellett azonban más adatok is rejtve maradhatnak a Wordben. Hogy csak egy példát említsünk, ilyen lehet egy szövegdoboz tartalma, ha a szövegdoboz mérete kisebb, mint a benne levő szövegtörzs. Aki régóta van a szakmában, sok különös módon formázott, rejtélyesen viselkedő Word dokumentummal találkozhatott már.
A formázási rejtélyek feltárását, megértését és megoldását szolgálja a CrossEyes program, amely egy külön ablakban az összes formázási információt (korrektúrajelzést stb. is) a HTML-tagekhez hasonló címkékkel ellátva jeleníti meg.
A metaadat-elemző programok általában ingyenesek. A fordítók számára legfontosabb adatokat mind megjeleníti a Payne Consulting Group Metadata Assistant Public Demo verziója vagy az Esquire Innovations iScrub programjának iDiscover modulja.
A metaadatok eltávolítása
A metaadatok eltávolításának leírása részletesen megtalálható a Microsoft tudásbázisának cikkeiben.
Az előző részben említett metaadat-elemző programoknak mind megvan a metaadat-eltávolító párja is, ezek azonban már nem ingyenesek. Az interneten további hasonló programok is találhatók, az egyik legismertebb a Kraft Kennedy & Lesser, Inc. EzClean programja. Egyéni fordítók számára nem igazán javasolható, mert 25 licenc alatt nem foglalkoznak az eladásával.
Az adatbiztonsági szempontból legveszélyesebb adatok eltávolítására azonban megfelel az ingyenes DocScrubber is.
Egyéb rejtett adatok megjelenítése
A metaadatok kategóriájába soroltak mellett azonban más adatok is rejtve maradhatnak a Wordben. Hogy csak egy példát említsünk, ilyen lehet egy szövegdoboz tartalma, ha a szövegdoboz mérete kisebb, mint a benne levő szövegtörzs. Aki régóta van a szakmában, sok különös módon formázott, rejtélyesen viselkedő Word dokumentummal találkozhatott már.
A formázási rejtélyek feltárását, megértését és megoldását szolgálja a CrossEyes program, amely egy külön ablakban az összes formázási információt (korrektúrajelzést stb. is) a HTML-tagekhez hasonló címkékkel ellátva jeleníti meg.
Környei Tibor
